Het correct berekenen van subsidiabele uurtarieven is belangrijk voor organisaties die werken met overheidsfinanciering. Fouten in de berekening kunnen leiden tot terugvorderingen, boetes of verlies van toekomstige subsidies. De Handleiding Projectadministratie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid biedt een helder kader voor hoe deze tarieven moeten worden vastgesteld.
Berekening: Subsidiabele loonkosten (SDW projectadministratie)
Voor de SDW geldt als subsidiabele loonkosten het Brutoloonkosten + een standaardopslag op de brutoloonkosten voor werkgeverslasten van 32%.
Subsidiabele loonkosten (SDW projectadministratie)
Wanneer je als organisatie een projectsubsidie ontvangt voor de uitvoering van een project, bijvoorbeeld in het kader van arbeidsmarktbeleid of sociale innovatie, ben je verplicht om op verantwoorde wijze je kosten te verantwoorden. Eén van de belangrijkste kostenposten is arbeid. Maar welk uurtarief mag je opvoeren voor je medewerkers? En hoe stel je dit op een verantwoorde en controleerbare manier vast?
1. Waarom een uniforme berekeningswijze nodig is
Om subsidieverlening eerlijk en transparant te laten verlopen, is het belangrijk dat alle projectuitvoerders op dezelfde manier hun uurtarieven berekenen. Daarom schrijft de overheid een vaste methode voor, gebaseerd op het werkelijk betaalde brutoloon, vermeerderd met een opslag van 32% voor vakantiegeld, eindejaarsuitkering en sociale lasten. Dit zorgt ervoor dat alleen daadwerkelijk gemaakte personeelskosten worden vergoed en er geen oversubsidiëring plaatsvindt.
2. De formule voor het subsidiabele uurtarief
De standaardformule voor het subsidiabele uurtarief is als volgt:
Subsidiabel uurtarief = (bruto jaarsalaris + vaste toeslagen + werkgeverslasten van 32%) / 1.720 uur
Hierbij geldt:
- Het bruto jaarsalaris omvat het loon conform de arbeidsovereenkomst.
- Vaste toeslagen zijn bijvoorbeeld vakantiegeld en eindejaarsuitkering, voor zover ze contractueel zijn vastgelegd.
- Sociale lasten betreffen werkgeverspremies voor bijvoorbeeld pensioen, WW en ZW en worden gefixeerd op 32%.
- 1.720 uur is het standaard aantal productieve uren per jaar voor een voltijds medewerker, conform de handleiding.
3. Wat valt er binnen de subsidiabele loonkosten?
Binnen de subsidiabele loonkosten vallen uitsluitend de personeelskosten van medewerkers die direct bijdragen aan het project. Het gaat hier om:
- Medewerkers met een arbeidsovereenkomst (dus geen zzp’ers of inhuur via derden).
- Medewerkers die aantoonbaar uren hebben geschreven op het project.
- Kosten die aantoonbaar zijn via de loonadministratie.
4. Vastlegging en controleerbaarheid
Een cruciaal onderdeel van de subsidieadministratie is de onderbouwing van de opgevoerde personeelskosten. Dit betekent dat je per medewerker moet kunnen aantonen:
- Wat het bruto loon was in het betreffende jaar.
- Welke vaste toeslagen zijn uitgekeerd.
- Hoeveel uren deze medewerker heeft gewerkt aan het project (middels urenregistratie).
- Hoe de sociale lasten zijn berekend.
Het uurtarief moet onderbouwd kunnen worden met documenten zoals loonstroken, jaaropgaven, arbeidsovereenkomsten en specificaties van de loonjournaalposten. Ook moet je de berekening kunnen reproduceren als daar in een audit om wordt gevraagd.
Mede mogelijke gemaakt door Subwerk.nl
